Στην τελική ευθεία έχουν μπει οι επιχειρήσεις για την υποχρεωτική εφαρμογή του GDPR στις 25 Μαΐου. Ο νέος Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, γνωστός ως GDPR (General Data Protection Regulation) που θα τεθεί σε εφαρμογή σε μόλις λίγες ημέρες, στοχεύει στην ενίσχυση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων των Ευρωπαίων πολιτών και επιβάλλει την άμεση κινητοποίηση όλων των επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στην Ευρώπη να τον εφαρμόσουν και να θωρακισθούν, ώστε να αποφύγουν τα υπέρογκα πρόστιμα και τις δυσάρεστες κυρώσεις που ορίζει ο κανονισμός για τη μη συμμόρφωση.
Οι επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο έχουν ήδη αρχίσει να πραγματοποιούν θεμελιώδεις αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας τους και στις μεθόδους διαχείρισης κινδύνου που εφαρμόζουν. Σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα, θα πρέπει να προσαρμόσουν τις υποδομές τους, για να αποφύγουν τα υψηλά πρόστιμα που θα φτάνουν εως και €20.000.000 ή το 4% του συνολικού ετησίου κύκλου εργασιών μιας επιχείρησης.
Tι είναι ο κανονισμός;
O κανονισμός υποχρεώνει τις επιχειρήσεις να αναλάβουν μεγαλύτερη ευθύνη για τα προσωπικά δεδομένα ατόμων τα οποία συλλέγουν και να εξασφαλίσουν πως κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν για την προστασία των δεδομένων αυτών.
Αφορά την επιχείρηση μου ο κανονισμός;
Στην περίπτωση που στο πλαίσιο των καθημερινών σας συναλλαγών, συλλέγετε και επεξεργάζεστε πληροφορίες για φυσικά πρόσωπα τότε σας αφορά άμεσα ο νέος κανονισμός.
Ποια μπορεί να είναι τα φυσικά πρόσωπα για τα οποία συλλέγω πληροφορίες;
Στις περισσότερες περιπτώσεις, εφόσον είστε μια εμπορική επιχείρηση, τα φυσικά πρόσωπα για τα οποία συλλέγετε πληροφορίες είναι οι πελάτες λιανικής για τους οποίους καταχωρείτε στοιχεία επικοινωνίας και διεύθυνσης για την αποστολή των εμπορευμάτων. Επίσης, το προσωπικό που απασχολείτε σε κάθε περίπτωση αφορά και αυτό φυσικά πρόσωπα.
Ποια μπορεί να είναι τα προσωπικά δεδομένα τα οποία συλλέγω και επεξεργάζομαι ως επιχείρηση;
Ως προσωπικά δεδομένα ορίζονται οι πληροφορίες που συνδέονται με ένα ή περισσότερα φυσικά πρόσωπα έμμεσα ή άμεσα.
Για παράδειγμα: Όνομα, διεύθυνση, e-mail, τηλέφωνο
Η ευθύνη αυξάνεται στην περίπτωση που τα προσωπικά δεδομένα ορίζονται και ως ευαίσθητα.
Για παράδειγμα: Βιομετρικά χαρακτηριστικά (ύψος, βάρος κλπ.), συνήθειες και προτιμήσεις, φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, φωτογραφίες προσώπων.
Ποιες είναι, πλέον, οι υποχρεώσεις της επιχείρησής μου;
Ως επιχείρηση θα πρέπει, στον βαθμό που σας αφορά, να εξασφαλίσετε τα παρακάτω:
- Αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων σε ασφαλή πληροφοριακά συστήματα.
- Οργάνωση των αρχείων στα οποία αποθηκεύετε προσωπικά δεδομένα με τρόπο ώστε να είναι ξεκάθαρη η χρήση τους (για παράδειγμα φορολογικές υποχρεώσεις).
- Ενημέρωση του προσωπικού σας, ώστε να αποφύγετε τη διαρροή προσωπικών δεδομένων από παραβλέψεις και λάθη.
- Προσαρμογή ή και αλλαγή των μηχανογραφικών συστημάτων και των διαδικασιών, ώστε να διασφαλίζεται ο έλεγχος της πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα.
- Εγκατάσταση εφαρμογών οι οποίες θα προστατεύσουν το μηχανογραφικό σας σύστημα από κακόβουλο λογισμικό.
- Χρησιμοποιήστε πρόσθετα μέτρα προστασίας για πληροφορίες που αφορούν τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.
Τι θα συμβεί αν η επιχείρηση μου δεν προσαρμοστεί με τα όσα ορίζει ο νέος κανονισμός;
Ο κανονισμός ορίζει και επιβάλει σημαντικά πρόστιμα τα οποία, ανάλογα με το είδος της παραβίασης, μπορούν να φτάσουν τα €20.000.000 ή το 4% του συνολικού ετησίου κύκλου εργασιών μιας επιχείρησης.
Σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε πολύ προσεκτικά τον κανονισμό διότι πέρα από κάποιες ενέργειες και νέες δυνατότητες που θα προστεθούν στις εφαρμογές της Megasoft προκειμένου να είναι απόλυτα συμβατές με τα όσα ορίζει και μας αφορούν, υπάρχει και μια σειρά από άλλες ενέργειες που θα πρέπει να κάνουν οι επιχειρήσεις στα θέματα διαχείρισης προσωπικών δεδομένων και αναφέρονται ρητά στον νέο κανονισμό.
Η εφαρμογή σας PRISMA Win και o νέος κανονισμός GDPR
H Megasoft αξιοποιώντας την πολυετή πείρα της στην ανάπτυξη Εμπορικών και Λογιστικών εφαρμογών, μελέτησε και αξιολόγησε τα σημεία στα οποία ήταν σημαντικό να ενισχύσει την προσαρμογή των εταιρειών στο GDPR, με μια σειρά από αυτοματισμούς, νέες δυνατότητες και εργαλεία προστασίας και ελέγχου των δεδομένων.
Ευκαιρία εκσυγχρονισμού και ανάπτυξης!
Η ομάδα τεχνικής υποστήριξης της Megasoft είναι στη διάθεση σας για να αξιολογήσει την υφιστάμενη δομή και τις διαδικασίες σας και να σας προτείνει τις απαραίτητες ενέργειες εκσυγχρονισμού της μηχανογραφικής σας υποδομής.
Οι προτάσεις της Megasoft σε κάθε περίπτωση θα στοχεύουν στη βελτίωση της επιχειρηματικής καθημερινότητας της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα στον μέγιστο δυνατό βαθμό την ομαλή προσαρμογή της στις όποιες υποχρεώσεις επιβάλλει ο νέος κανονισμός.