Το Ψηφιακό Πελατολόγιο Οχημάτων είναι η εφαρμογή της ΑΑΔΕ όπου καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο οι υπηρεσίες που παρέχει μια επιχείρηση σε οχήματα. Η καταγραφή αυτή πρέπει να γίνεται πάντα πριν ξεκινήσει η εργασία.

Με απλά λόγια, όταν ένα όχημα μπαίνει για εργασία, στάθμευση, πλύσιμο ή ενοικίαση, πρέπει να γίνει η σχετική καταχώριση στο Ψηφιακό Πελατολόγιο την ώρα που πρέπει και με τα σωστά στοιχεία. Δεν είναι μια διαδικασία που γίνεται αργότερα “όταν βρούμε χρόνο”.

Ποιους αφορά

Η υποχρέωση αφορά επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στους σχετικούς ΚΑΔ, όπως:

• συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων
• φανοποιεία
• επιχειρήσεις τοποθέτησης συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα
• χώρους στάθμευσης
• πλυντήρια οχημάτων
• επιχειρήσεις ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών, μοτοποδηλάτων και λοιπών οχημάτων

Η υποχρέωση ισχύει ακόμη και αν ο σχετικός ΚΑΔ είναι δευτερεύων.

Από πότε είναι υποχρεωτικό

Η συμμόρφωση ήταν προαιρετική έως 30/06/2025. Από 01/07/2025 και μετά είναι υποχρεωτική.

Τι σημαίνει στην πράξη

Το βασικό σημείο είναι ο χρόνος καταχώρησης.

Για συνεργεία, η καταχώρηση γίνεται όταν το όχημα μπει και σταθμεύσει στον χώρο και αποχωρήσει ο οδηγός ή όταν ξεκινήσει η εργασία, ακόμη και αν αυτή αρχίσει έξω από την εγκατάσταση, σε κοντινό ή κοινόχρηστο σημείο.

Για πλυντήρια και χώρους στάθμευσης, η καταχώρηση γίνεται όταν το όχημα εισέλθει και σταθμεύσει στις εγκαταστάσεις.

Για επιχειρήσεις ενοικίασης, η καταχώρηση γίνεται με την έναρξη της ενοικίασης.

Μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας, πρέπει να συμπληρωθούν και τα στοιχεία εξόδου ή επιστροφής του οχήματος, καθώς και τα στοιχεία του παραστατικού.

Τα πιο συχνά λάθη

Εδώ χρειάζεται η μεγαλύτερη προσοχή, γιατί η παράβαση δεν είναι μόνο όταν δεν γίνεται καθόλου εγγραφή. Παράβαση μπορεί να προκύψει και όταν η εγγραφή γίνει λάθος ή καθυστερημένα.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι:

• να μην καταχωρηθεί το όχημα πριν ξεκινήσει η εργασία
• να γίνει η καταχώριση εκπρόθεσμα
• να μείνει η εγγραφή ελλιπής
• να μη συμπληρωθεί η ώρα εξόδου ή επιστροφής
• να μη συνδεθεί σωστά το παραστατικό με την εγγραφή
• να επιλεγεί λάθος τύπος υπηρεσίας
• να μην καταχωρηθούν σωστά ειδικές περιπτώσεις, όπως όχημα αλλοδαπής, όχημα χωρίς πινακίδα, μετακίνηση σε άλλη εγκατάσταση ή συνεργαζόμενη επιχείρηση

Επίσης, αν εκδοθούν περισσότερα από ένα παραστατικά για την ίδια παροχή, πρέπει το Ψηφιακό Πελατολόγιο να συμφωνεί με την πραγματική εικόνα. Αν χρειαστεί ακύρωση εγγραφής, δεν “σβήνεται” απλά: γίνεται νέα σωστή καταχώριση και συσχέτιση με την προηγούμενη.

Πότε δημιουργείται παράβαση

Σύμφωνα με τα επίσημα στοιχεία της ΑΑΔΕ, κάθε εγγραφή στο Ψηφιακό Πελατολόγιο θεωρείται πληροφοριακή δήλωση.

Αυτό σημαίνει ότι:

• η εκπρόθεσμη εγγραφή θεωρείται εκπρόθεσμη υποβολή
• η ελλιπής εγγραφή θεωρείται ελλιπής υποβολή
• η μη εγγραφή θεωρείται παράλειψη υποβολής

Άρα δεν αρκεί να “χρησιμοποιεί” κάποιος το σύστημα. Πρέπει να το χρησιμοποιεί σωστά, έγκαιρα και πλήρως.

Τι γίνεται αν πέσει το ίντερνετ ή χαθεί η σύνδεση

Αν υπάρξει απώλεια διασύνδεσης, τα δεδομένα πρέπει να καταχωρηθούν αμελλητί μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, με τα πραγματικά στοιχεία ώρας και ημερομηνίας.

Υπάρχουν εξαιρέσεις;

Ναι, υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις που εξαιρούνται, όπως συγκεκριμένες μορφές leasing, ορισμένες περιπτώσεις αυτοεξυπηρέτησης, ορισμένες εργασίες χωρίς το ίδιο το όχημα στην εγκατάσταση και ειδικές περιπτώσεις στάθμευσης χωρίς παροχή πρόσθετων υπηρεσιών. Γι’ αυτό κάθε επιχείρηση πρέπει να ελέγχει αν πράγματι εμπίπτει στην υποχρέωση με βάση τη δραστηριότητα και τον τρόπο λειτουργίας της.

Για επιχειρήσεις που έχουν την εξειδικευμένη εφαρμογή PRISMA Win Auto Moto, η διαδικασία μπορεί να γίνεται ακόμη πιο εύκολα μέσω διασύνδεσης με την ΑΑΔΕ.

Συμπέρασμα – Τι πρέπει να προσέξετε

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο δεν είναι απλώς μια νέα “υποχρέωση στο σύστημα”. Είναι διαδικασία που πρέπει να ενταχθεί στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Το σημαντικό είναι τέσσερα πράγματα:

• να γίνεται η καταχώρηση στην ώρα της
• να μπαίνουν σωστά τα στοιχεία
• να κλείνει σωστά η εγγραφή με έξοδο και παραστατικό
• να μη μένουν εκκρεμότητες για αργότερα

Όσο πιο σωστά οργανωθεί η διαδικασία από την αρχή, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος λαθών, ελέγχων και κυρώσεων.

Στην Απόφαση Α.1057/2025 ορίζεται ο τρόπος ο χρόνος, η διαδικασία υποβολής των απαιτούμενων δεδομένων και το περιεχόμενο του Ψηφιακού Πελατολογίου ανά κλάδο.